Tipul evenimentului: Conferință

HR & Recruitment Conference 2026

Agenda & Speakers management Check-in digital Înregistrare & acces digital Landing page design Mailuri automatizate
Client
ATIC Tekwill Academy
Tipul evenimentului
Conferință
Rolul Hora
ATIC Tekwill Academy
Livrabile
Aplicație de check-in personalizată Bilete QR integrate direct în corpul e-mailului Comunicare automatizată (confirmări și remindere branduite) Dashboard pentru statistici Echipă de operatori la locația evenimentului Echipamente pentru printare live (badge-uri, stickere, brățări) Facturare automată și panou de alocare a biletelor Formular personalizat de înregistrare Modul pentru editarea Agendei, Speakerilor și Partenerilor Panou centralizat pentru participanți Sistem de check-in offline sau online Sistem de ticketing (0% comision) Website dedicat sau template personalizat

Despre
eveniment

Pe 12 mai 2026, la Tekwill, HR & Recruitment Conference 2026 a reunit liderii și profesioniștii HR din sectorul IT pentru a discuta transformarea forței de muncă în era inteligenței artificiale. 

Pentru a susține un eveniment B2B cu un public de până la 250 de profesioniști, procesul de achiziție a biletelor și recepția trebuiau să fie clare și rapide, hora a intervenit ca partener tehnic, gestionând platforma web, vânzările corporate și procesul de acces. Acest lucru a permis organizatorilor să se concentreze pe temele esențiale ale conferinței.

Colaborarea a redus efortul administrativ al echipei organizatoare (ATIC, Tekwill și Tekwill Academy). Prin centralizarea vânzărilor de bilete, automatizarea facturării pentru companii și echiparea zonei de check-in, platforma hora a simplificat participarea atât pentru utilizatorii individuali, cât și pentru clienții corporate.
250+
Participanți
98%
Rata de confirmare digitală
Check-in offline
Rețea independentă
Funcționalități și Impact

Am reunit toate etapele organizării într-un singur sistem, pentru un proces mai clar, mai eficient și mai ușor de controlat

//01
Website personalizat pe domeniu propriu
Crearea unui landing page pe domeniul hr-conference.ict.md, bazat pe template-ul agreat, dar adaptat la brandingul conferinței.
Problema:
Construirea unui site necesită resurse IT, iar actualizarea informațiilor pe un site clasic poate fi lentă.
Beneficiu:
Echipa organizatoare a avut autonomie în editarea agendei și a secțiunilor, fără a depinde de un programator.
Impact:
O prezență online structurată, lansată la timp și ușor de administrat.
//02
Sistem de ticketing și setări de reduceri
Un sistem de vânzări integrat direct cu contul bancar al organizatorului, cu opțiunea de a genera cupoane (precum reducerea de 25% pentru membrii ATIC).
Problema: 
Platformele externe de vânzare percep comisioane per tranzacție și oferă flexibilitate redusă în setarea reducerilor pentru parteneri.
Beneficiu:
Încasările au ajuns direct și integral în contul organizatorului, cu 0% comision de intermediere, iar discounturile se aplicau automat la introducerea codului.
Impact:
Am maximizat bugetul generat din bilete și implementarea rapidă a ofertelor de fidelizare.
//03
Facturare automată și pachete corporate
Generarea și trimiterea automată a contului de plată pe e-mail, alături de o pagină unde compania cumpărătoare poate asigna independent datele angajaților pe bilete.
Problema:
Emiterea manuală a facturilor pentru clienții B2B și colectarea ulterioară a datelor pentru fiecare participant consumă mult timp.
Beneficiu:
Contul de plată se emis automat. La achiziția unui pachet de bilete, compania a primit acces să completeze singură numele participanților după confirmarea plății.
Impact:
Am eliminat munca manuală pentru organizator și am scurtat procesului de achiziție pentru clienții corporate.
//04
Bilet digital și comunicare directă
Trimiterea automată a mesajelor de confirmare, afișând biletul QR direct ca imagine în corpul e-mailului.
Problema:
Atașamentele PDF pot fi greu de descărcat și vizualizat rapid de pe telefon la intrarea în sala de conferințe.
Beneficiu:
Participantul a deschis e-mailul și a accesat codul QR gata de scanare imediat.
Impact:
Economie de timp în asistența tehnică și un acces mai rapid la eveniment.
//05
Managementul Agendei, Speakerilor și Partenerilor
Modul pentru editarea programului pe zile și adăugarea speakerilor la subiectele esențiale.
Problema:
Conferințele complexe au frecvent schimbări de agendă care trebuie comunicate rapid participanților.
Beneficiu:
Actualizarea panelurilor s-a făcut rapid dintr-o interfață simplă, iar informațiile se sincronizau instantaneu pe site.
Impact:
Publicul are acces la un program corect, structurat și mereu actualizat.
Proces și experiență
Check-in hora: Rigoare digitală, interacțiune umană
Am echilibrat precizia tehnologiei cu profesionalismul echipei de operatori. În timp ce sistemul nostru a gestionat validarea și fluxul de acces, echipa a asigurat o interacțiune ospitalieră, orientată spre confortul fiecărui invitat. Am reuși acest lucru, prin integrarea de:

Kiosk-uri de self-check-in și printare pe loc

Funcție:
Echiparea zonei de acces cu 2 kiosk-uri (tablete cu stand de masă) și 1 imprimantă pentru emiterea stickerelor pe ecusoane.
Beneficii:
Viteză de acces: Am atins o performanță de 40 participanți/minut pentru invitații care au prezentat codul QR.
Imprimare live: Am emis instantaneu stickere color pentru invitații speciali.
Procesare date: Am imprimat în timp real, pe stickere, informațiile esențiale: prenume, nume, funcție și companie.
Configurare vizuală: Am adaptat specific fontul și poziționarea informațiilor pe materialele tipărite, conform cerințelor organizatorului.
Impact:
Un flux de acces neîntrerupt, care a permis primirea participanților fără timpi de așteptare.

Echipă de Check-in Masteri

Funcție:
Operatori instruiți, responsabili de întreaga logistică de primire.
Beneficiu:
Am gestionat orice situație neprevăzută cu discreție și promptitudine, fără a implica echipa de organizare.
Impact:
Confirmarea vizuală a profesionalismului, din secunda în care invitatul trece pragul.

Accent pe un aspect elegant și profesionist

Funcție:
Atenție riguroasă la detaliile vizuale și estetice ale zonei de primire.
Beneficiu:
Am transformat punctul de acces într-o extensie a eleganței evenimentului, nu într-un simplu punct de control.
Impact:
O primă impresie puternică, ce a stabilit tonul pentru întreg evenimentul.

Aplicație de check-in cu interfață personalizată

Funcție:
Platformă software configurată cu elementele vizuale ale evenimentului.
Beneficii:
Identitate vizuală: Interfața a integrat designul specific EuInvest, asigurând un aspect unitar al interfeței aplicației.
Monitorizare: Am furnizat date statistice în timp real privind numărul și fluxul participanților prezenți.
Gestionare directă: Am procesat înregistrarea invitaților noi, direct la punctul de acces.
Corecție rapidă: Am editat datele participanților (corectare erori de tastare) direct în interfață, înainte de imprimarea stickerelor.
Impact:
Un proces de check-in organizat, care a permis gestionarea imediată a tuturor cerințelor apărute la fața locului.
Testimonial

„Colaborarea cu echipa hora în cadrul evenimentelor HR Conference și MDS a fost o experiență deosebit de frumoasă. 

Am apreciat profesionalismul, implicarea și atenția acordată fiecărui detaliu, atât pe partea tehnică, cât și pe cea logistică. 

Echipa este bine organizată, receptivă și mereu orientată spre găsirea celor mai bune soluții, contribuind semnificativ la buna desfășurare și la succesul evenimentelor. 

Recomandăm cu încredere hora și ne dorim să colaborăm din nou!”

- Dumitru Chiruța, Project Manager Tekwill Academy

© 2026 Softpeak Digital Solutions SRL. Toate drepturile rezervate.