Tipul evenimentului: Conferință

Reinvent Moldova 2.0

Agenda & Speakers management Check-in digital Înregistrare & acces digital Landing page design Mailuri automatizate
Client
Realitatea Group
Tipul evenimentului
Conferință
Rolul Hora
Realitatea Group
Livrabile
Aplicație de check-in personalizată Bilete QR integrate direct în corpul e-mailului Comunicare automatizată (confirmări și remindere branduite) Echipă de operatori la locația evenimentului Formulare RSVP Panou centralizat pentru participanți Sistem de check-in offline sau online Sistem de validare (pre-approve) (pentru aprobarea manuală a fiecărei cereri de participare și controlul audienței)

Despre
eveniment

„Reinvent Moldova 2.0” este o importantă platformă de dialog național și un forum organizat de Grupul Media Realitatea la Chișinău, care are ca scop modernizarea, democratizarea și accelerarea integrării europene a Republicii Moldova

Prin ecosistemul hora, am simplificat tot fluxul operațional: de la configurarea sistemului de confirmare a invitațiilor nominale și personalizare, până la organizarea intuitivă a agendei și evidența speakerilor, culminând cu un proces de check-in rapid și eficient. Astfel, am transformat complexitatea organizatorică într-o experiență fluidă și profesională pentru toți cei implicați.
450+
Participanți
100%
Rata de confirmare digitală
48
Participanți/min viteza de check-in
Funcționalități și Impact

Am reunit toate etapele organizării într-un singur sistem, pentru un proces mai clar, mai eficient și mai ușor de controlat

//01
Design și Dezvoltare landing page
Beneficiu:
1. Am oferit o imagine profesională și modernă a evenimentului Reinvent Moldova 2.0.

2. Am centralizat toate informațiile esențiale (program, locație, speakeri) într-un singur loc ușor accesibil.

3. Am asigurat o experiență de navigare impecabilă pe orice dispozitiv (desktop și mobil).
Impact:
1. Am crescut rata de conversie a vizitatorilor în participanți înregistrați.

2. Am consolidat identitatea de brand a evenimentului și am atras un public mai larg.
//02
Proces de rsvp integrat în email având o listă predefinită de invitați
Beneficiu:
1. Am eliminat complet pașii suplimentari, permițând invitaților să confirme prezența direct din corpul e-mailului printr-un singur click.

2. Am validat automat participanții pe baza unei liste predefinite, prevenind accesul neautorizat.

3. Am redus semnificativ timpul necesar pentru completarea formularelor clasice.
Impact:
1. Am crescut considerabil rata de răspuns (RSVP) datorită simplității procesului.

2. Am optimizat precizia datelor colectate, oferind o previziune clară asupra numărului real de participanți.
//03
Automatizare de comunicare de pe @realitatea.group
Fluxuri de mesagerie personalizate pentru confirmări și remindere, de pe domeniul propriu
Beneficiu:
1. Am asigurat trimiterea automată și personalizată a mesajelor de confirmare, mementourilor și detaliilor logistice.

2. Am folosit un domeniu de e-mail oficial și de încredere (@realitatea.group), crescând rata de livrabilitate și deschidere a mesajelor.

3. Am scutit echipa organizatoare de la efortul manual al trimiterii mesajelor individuale.
Impact:
1. Am menținut un nivel ridicat de engagement și interes în rândul participanților până în ziua evenimentului.

2. Am redus riscul de absențe prin reminder-uri trimise la momentul oportun.
//04
Dashboard pentru Managementul Participanților
Dashboard centralizat pentru monitorizarea înscrierilor și gestionarea datelor participanților.
Beneficiu:
1. Am centralizat în timp real baza de date a participanților, statusul RSVP și datele de check-in într-o singură interfață intuitivă.

2. Am permis căutarea rapidă și filtrarea avansată a invitaților pentru a facilita fluxul de intrare.

3. Am oferit o vizibilitate completă asupra prezenței efective la eveniment.
Impact:
1. Am eliminat cozile și timpii de așteptare la intrare, asigurând un proces de check-in fluid și profesionist.

2. Am oferit date precise pentru rapoarte post-eveniment și analize de audiență.
//05
Managementul Agendei, Speakerilor și Partenerilor
Administrare centralizată pentru agendă, speakeri și parteneri.
Beneficiu:
1. Am permis actualizarea dinamică a programului evenimentului și a profilurilor speakerilor direct pe platformă.

2. Am asigurat o structură clară a panelurilor, orelor și locațiilor din cadrul conferinței.

3. Am ușurat coordonarea logistică dintre organizatori și vorbitori.
Impact:
1. Am menținut participanții bine informați și orientați pe tot parcursul evenimentului.

2. Am crescut credibilitatea evenimentului prin prezentarea impecabilă și transparentă a experților invitați.
Proces și experiență
Check-in hora: Rigoare digitală, interacțiune umană
Am echilibrat precizia tehnologiei cu profesionalismul echipei de operatori. În timp ce sistemul nostru a gestionat validarea și fluxul de acces, echipa a asigurat o interacțiune ospitalieră, orientată spre confortul fiecărui invitat. Am reuși acest lucru, prin integrarea de:

Echipamente și scanare offline

Funcție:
Infrastructură hardware de înaltă performanță, utilizând tablete pentru scanarea biletelor QR și o rețea offline potrivită pentru funcționarea la orice locație.
Beneficii:
Viteză de acces: Am atins o performanță de 48 participanți/minut pentru invitații care au prezentat codul QR.
Configurare vizuală: Am adaptat specific fontul și poziționarea informațiilor pe materialele tipărite, conform cerințelor organizatorului.
Impact:
Un flux de acces neîntrerupt, care a permis primirea participanților fără timpi de așteptare.

Echipă de Check-in Masteri

Funcție:
Operatori instruiți, responsabili de întreaga logistică de primire.
Beneficiu:
Am gestionat orice situație neprevăzută cu discreție și promptitudine, fără a implica echipa de organizare.
Impact:
Confirmarea vizuală a profesionalismului, din secunda în care invitatul trece pragul.

Accent pe un aspect elegant și profesionist

Funcție:
Atenție riguroasă la detaliile vizuale și estetice ale zonei de primire.
Beneficiu:
Am transformat punctul de acces într-o extensie a eleganței evenimentului, nu într-un simplu punct de control.
Impact:
O primă impresie puternică, ce a stabilit tonul pentru întreg evenimentul.

Aplicație de check-in cu interfață personalizată

Funcție:
Platformă software configurată cu elementele vizuale ale evenimentului.
Beneficii:
Identitate vizuală: Interfața a integrat designul specific EuInvest, asigurând un aspect unitar al interfeței aplicației.
Monitorizare: Am furnizat date statistice în timp real privind numărul și fluxul participanților prezenți.
Impact:
Un proces de check-in organizat, care a permis gestionarea imediată a tuturor cerințelor apărute la fața locului.
Testimonial

"Mulțumesc foarte mult pentru tot. M-am bucurat mult de această conlucrare foarte profesionistă. Mă bucur extrem de mult că am putut face împreună ceva foarte important pentru țara noastră."

- Dumitru Țîra, Fondator Realitatea Group

© 2026 Softpeak Digital Solutions SRL. Toate drepturile rezervate.